В настоящей публикации блог Далекая, близкая Англия делится с читателями эпистолярным опытом. Так вот, как написать письмо на английском языке? Возьмем к примеру: обращение в организацию, приглашение на встречу, запрос в университет, а также complaint, cover letter или personal statement. Наши рекомендации основаны на традиции составления деловой корреспонденции в Великобритании и, соответственно, подойдут для переписки с англоязычными адресатами в странах Содружества наций.
Обычно беглого взгляда на письмо достаточно, чтобы понять написал ли его человек, знакомый с британскими требованиями или нет. Оставляя в стороне содержание, хорошо подготовленное письмо выделяется правильной формой и соблюдением делового этикета. Именно под этим углом мы начнем рассмотрение переписки.
Традиция британской переписки
Следует подчеркнуть, что в Великобритании существуют строгие правила оформления писем делового, служебного и профессионального толка.
Выделяются три стиля переписки (типы писем): formal letter, semi-formal letter, informal letter.
Для написания большинства видов корреспонденции применяется официальный стиль Formal letter или его разновидность Semi-formal letter.
Несмотря на то, что дружеская почта свободна от ряда формальностей, она также имеет правила. Вопросу Informal letters мы посвятим отдельный выпуск.
Приветствия: Dear, Hello, Hi, Good afternoon
Британский автор начнет письмо словами “Dear…”, что будет соответствовать нашим “уважаемый” или “дорогой”. К примеру: Dear Sally/Dear Mum and Dad/Dear Ms Smith.
Короткие приветы Hello, Hi, Hiya следует оставить для дружеской переписки.
Тем не менее, в онлайновых запросах в организацию (просьба, вопрос, розыск заказа) вполне уместно Hello/Hi/Hi there.
Good afternoon является примером альтернативной фразы, допустимой в корпоративной среде (электроннной почте).
“Dear Sir/Madam,”
Общепринятой британской нормой является: “Dear Sir/Madam,”.
Подобной фразой оформляется любое по содержанию письмо к адресату (частому лицу или представителю организации), фамилия которого отправителю НЕИЗВЕСТНА.
Пусть вас не удивляет написание фразы “Dear Sir/Madam,” через косую черту и с заглавной буквы всех слов, а также запятой в конце. Именно так верно. Также допускается вариация “Dear Sir or Madam,”.
По правилам пунктуации воклицательный знак никогда не ставится.
Правила вежливости: Dear Mr & Dear Mrs
Не забывайте, что для британской традиции характерна нейтральная система выражения уважительного отношения одного лица к другому.
Титулы вежливости пишутся перед фамилией корреспондента: Mr/Mrs/Miss/Ms.
Точка в сокращении титулов в Великобритании не употребляется, в отличие от американских правил.
Если вы знаете, как зовут адресата, даже, когда с ним лично не знакомы, применяется этикетная норма: Dear Mr Smith/Dear Mrs Smith/Dear Ms Smith/ Dear Miss Smith (фамилия Smith – для примера).
Что правильно выбрать: Miss, Mrs или Ms
Начиная с 60-х годов прошлого столетия, под давлением феменизма в общественную жизнь Королевства проникла форма “Ms” /mɪz/. Сейчас это популярное обращение к женщинам в силу того, что нет указания на семейный или социальный статус.
Если вы не уверены, как обратиться к адресату женского пола в письме формального или полуформального толка, лучше использовать нейтральное Ms, чем не использовать ничего.
Письмо на английском: дружеское обращение
Коллеге, знакомому или давнему партнеру можно салютовать повеселее: Dear John или Dear Ann.
В этом случае ваше обращение будет трактоваться, как полуформальное, стиль письма изменится на semi-formal letter.
Ladies and gentlemen
Британская традиция исключает использование в переписке (письмах, имейлах, сайтах, социальных сетях) популярной фразы “Ladies and gentlemen”.
Для Соединенного Королевства и стран Содружества наций, следующих британским нормам этикета, это вежливое начало речи с трибуны или на банкете. Ее назначение – привлечь внимания аудитории к словам спикера, не более.
Титул в Великобритании
Путаница с допустимыми формами вежливых обращений (в связи с отсутствием в странах постсоветского пространства стабильных атрибутов) заметна в корреспонденции, которую мы получаем от международных клиентов, особенно студентов.
Переписка с титулованными особами вызывает еще большие трудности.
К примеру, указание Dear Gentlemen, вместо положенного Dear Sir, возможно польстит британского адресата, но будет безобидной ошибкой. В то же время, обращение Dowager Lady Clark, замененное на тривиальное Dear Mrs. Clark, оскорбит овдовевшую аристократку нарушением почтительности и такта. Конечно, подобные случаи будут для большинства людей редкостью. При необходимости использовать титул учтивости (профессиональный, сословный), пожалуйста, свяжитесь с нами: info@vestigio.co.uk
Что такое FAO?
В деловых письмах и электронной корреспонденции британских авторов можно столкнуться с фразой “for the attention of”, популярной в аббревиатуре FAО (“Attn:” – американский эквивалент).
В качестве примера, ситуация, когда клиент отправляет недостающий документ инспектору страховой компании:
Legal & General Insurance Ltd
FAO David Beckham
5 Hill Street
Birmingham
B5 4US
Yours faithfully, Yours sincerely, Best regards, Kind regards
Применение протокольных норм в деловой переписке требует, чтобы “прощальная” фраза письма точно соответствовала рангу вступления.
Так же, как мы бы не сказали “Здравствуйте достопочтенный господин – покедова дружище”, в англо-саксонском мире существуют несколько уровней субординации.
Формальный стиль (официальное/служебное письмо):
Dear Sir/Madam – Yours faithfully (британский вариант английского языка). При обращении к неизвестному адресату заключительная фраза стоит в стандартной форме Yours faithfully (“С глубоким почтением”). Так вы напишите в организацию или корреспонденту без указания его ФИО.
Dear Mr Smith – Yours sincerely (британский вариант)/Sincerely yours (американский). При личном обращении к адресату по фамилии заключительная фраза меняется на эквивалент в значении “С искренним уважением”.
Полуформальный стиль (полуофициальное письмо):
Dear John – Best regards (британский английский). Учтивая фраза “С наилучшими пожеланиями” соответствует деловому письму и личной переписке с адресатом на “Вы”.
Дружеский стиль (частное/личное письмо):
Hello/Hi John – Kind regards/Regards/Best wishes. Заключение упрощается, появляется свобода выбора “с уважением”. Так вы напишите в имейлах, открытках, посланиях родственникам или знакомым, т.е. при допустимости обращения на “ты”.
Помните, некорректная субординация обращений будет трактоваться, как грубая ошибка, а не досадная описка. Продолжение этикетной темы здесь.
Адрес отправителя и получателя в корреспонденции
Принятым является включение адреса отправителя в правый верхний угол письма.
Адрес получателя указывается слева. Реквизит расположен примерно в 5 см от верхнего края, таким образом, чтобы весь адрес попал в окошко конверта. Обратите внимание, что в британском написании адреса номер дома следует перед названием улицы:
Marx Memorial Library & Workers’ School
37a Clerkenwell Green
London
EC1R 0DU
Одной из особенностей британской жизни является традиция присваивать домам имена, поэтому адрес нередко включает только название дома (офиса):
Chawton House
Alton
Hampshire
GU34 1SJ
Письмо на английском: дата и тема
Дата указывается до или после адреса получателя (слева) или под адресом отправителя (справа). В стране действует европейская норма: дата/месяц/год.
Что такое RE?
Относительно. Тема письма часто вводится аббревиатурой с двоеточием Re: (от слова Regarding).
Re: policy number 1234 (пример из письма фото ниже).
Вариации реквизитов Formal Letter
В случае, если используется официальный бланк возможны варианты, адаптированные под нужды организации.
Адрес отправителя может быть в шаблоне (шапке), вверху или внизу. Для писем Королевской службы здравоохранения характерно указание реквизитов больного (NHS number, Hospital No) и даты в правой части под адресом учреждения.
Пример информационного письма местной администрации на верхней фотографии.
Выделения в тексте официального письма
Личная почта не требует каких-либо выделений, хотя о вкусах не спорят. В финансовых документах и коммерческих предложениях цветные выделения или подчеркивания используются для привлечения внимания.
Написание отдельных слов заглавными буквами воспринимается неоднозначно. Вместо акцента на сказанном может возникнуть впечатление, будто автор «повышает тон», т.е. чем-то недоволен или обеспокоен.
Письмо на английском языке: подпись
Официальная и частная переписка в Великобритании требуют подписи отправителя. Организации частно включают подпись, как электронную картинку. Личная подпись выводится от руки.
Содержание Formal Letter
Главное правило – четкость и краткость.
Размер стандартного делового письма обычно занимает страницу.
Первый абзац – вводный, он поясняет причины. В противном случае кажется, что автор направляется “с места в карьер”. Следующий абзац/абзацы описывают факты или ситуацию, как правило, одному вопросу посвящен отдельный абзац. В заключении идет констатация: просьба что-либо сделать, ожидание развития темы, предложение.
Для писем официального толка (административных, деловых, финансовых), а также сложных личных дел (обсуждение условий договора, страховое возмещение, получение наследства) размер текста может с лихвой превышать страницу.
Стилистика формальных писем
Рекомендации Оксфордского университета подчеркивают необходимость исключения из текста жаргона, слэнга, аббревиатур, символов, амперсандов, кодов.
В отношении цифр существует негласное правило: первый десяток пишется прописью, десять и далее – цифрой. Начало фразы с любой цифры пишется словом.
С нетерпением жду ответа: Look forward to
Магическая фраза формального и полуформального стилей звучит так: I look forward to hearing from you (образец на фотографии).
Речевое клише (“С нетерпением жду ответа”) рекомендуется употреблять, без него документ кажется незаконченным или невежливым.
Обратите внимание на грамматику: после cлов look forward to идет глагол или существительное c окончанием ing, в силу того, что to – предлог.
Другие популярные конструкции (выбор зависит от контекста письма и степени знакомства адресатов):
Thank you for your assistance.
If you have any further questions, please do not hesitate to contact me.
Особенности деловой переписки
В следующем выпуске: деловая корреспонденция Великобритании с примерами текстов.
Сравнение двух вариантов концовки: Yours faithfully или Yours sincerely: С уважением в британском письме.
Образцы стандартных писем британцев
Для закрепления материала полезно взглянуть на образцы стандартных писем, подготовленные для рядовых британцев Общественной организацией Citizens Advice.
Vestigio Family Office – Ваш образовательный наставник в Великобритании.
#LearnEnglish #Formalletter #Informalletter Semiformalleter #DearSirMadam #English #vestigioservices #blogvestigiouk #ДалекаяблизкаяАнглия #английский #официальноеписьмо #официальнаяпереписка #частноеписьмо