Semi-Formal Letter: официальная переписка в Великобритании

Продолжим знакомство с правилами написания писем, в помощь тем, кто общается с международными партнерами. Общеизвестно, что официальная переписка в Великобритании является эталоном для англоязычных стран. В определенных обстоятельствах должностные лица, представители общественных организаций, бизнеса и науки используют корреспонденцию, которая трактуется, как полуформальный (полуофициальный) стиль, или Semi-Formal Letter. Учитывая, что многие документы находятся в открытом доступе, я отобрала те, которые будут интересны вам, как по внешним признакам, так и содержанию. Мы их рассмотрим в конце публикации.

Cлужебная, административная, деловая переписка

Давайте начнем с теории. Британский документооборот подразделяется на формальный и полуформальный – Formal Letter & Semi-Formal Letter. Оба стиля могут быть использованы в служебных, административных и деловых контактах.

В одних ситуациях предпочтительны строгие письма – распоряжения, уведомления, циркуляры, в других – менее консервативные. Разница зачастую спрятана в деталях письма, сложности лексики, объеме текста, предпочтительных выражениях и приветствиях. Учитывая, что ранее мы рассмотрели подготовку формальных писем, сейчас сделаем акцент на особенностях Semi-Formal Letter.

Протокол официальной переписки

Прежде, чем рассмотреть Semi-Formal Letter, проверьте, знакомы ли вы с подготовкой стандартной корреспонденции Письмо на английском языке: How to write a Formal Letter.

Выбор правильного приветствия является одним из условий успешного письма.

Полуформальный контекст, в отличие от формального, допускает следующие выражения: “Dear Mr Surname” или “Dear Name”. Предпочтение того или иного приветствия во многом зависит от степени знакомства между сторонами и дистанции, которую стремится поддерживать автор письма.

Значительная часть переписки должностных лиц Великобритании, представителей деловых и научных кругов, а также дипломатов, оформляется с обращением к адресату не по фамилии, а по имени. К примеру, Dear John/Dear Ann (Уважаемый Джон/Уважаемая Анна). Объясняется это тем, что автор письма имеет профессиональные или деловые взаимоотношения с контрагентом. В результате корреспонденция приобретает отдельные черты дружественного послания, хотя содержание настраивает на серьезный лад.

Почта в стилях Formal Letter или Semi-Formal Letter популярна также у рядовых граждан в решении ежедневных вопросов (личная корреспонденция делового характера). Вы так можете написать тому, с кем лично знакомы: учителю, бухгалтеру, арендодателю, финансовому консультанту. В данном случае приветствие уместнее сделать по более строгой норме (формальной): Dear Mr Bloom/Dear Mrs Spencer (Уважаемый мистер Блум/Уважаемая миссис Спенсер).

Имейте в виду, в британском английском языке точка не ставится после Mr/Mrs, но обращение мистер/миссис/мис/миз обязательно при указании фамилии. Правила этикета рекомендуют использовать в переписке полный титул и знаки отличия, если адресат их имеет.

Заключительное “С уважением”

Заключительная часть писем, в унисон вступлению, была рассмотрена в общих рекомендациях по написанию писем на английском языке.

Вспомним, если мы выбрали приветствие Dear John/Dear Ann, то закончить письмо следует стандартной фразой Best regards.

В полуформальном контексте допускаются некоторые отступления от вышеприведенных правил, основанные на личных предпочтениях авторов, при условии, что они не выходят за рамки делового этикета. Поэтому в письмах встречаются: Best wishes, Yours Ever, With the very best regards, Regards.

Не бить челом, но вежливость приветствуется

Еще один важный аспект – тон письма.

В наше время комплименты имеют ограниченную сферу применения (обращение к монарху, аристократическим персонам, дипломатические отношения и т.п.).

Старомодным выражениям, как то: “свидетельствуем нижайшее почтение” или “выражаем глубочайшую благодарность” – британцы предпочтут сдержанную, более нейтральную, лексику: “In respect to your letter…”, “Thank you for your letter…”, “I am grateful for…”, “I will appreciate your help”.

С другой стороны, мягкость тона и вежливость звучания письма обеспечиваются рядом конструкций, где активно используются модальные глаголы would, could, may.

Теперь запомните фразы, которые украсят ваше письмо:

Please could you ….?/Please can you….? (Первый вариант предпочтительнее, звучит более учтиво).

I wonder if you could/would…. (Не могли бы вы)

I would be grateful if… (Я был бы признателен, если).

I would be pleased….(Мне будет приятно/Я был бы признателен)

May I ask you to….? (Позвольте спросить).

I would like to ask whether (Я бы хотел уточнить – предпочтительно использование like, глагол want звучит нетактично).

I would be pleased to discuss this further (С радостью продолжу обсуждение вопроса).

Thank you once again for your letter (Спасибо за ваше письмо).

Semi-Formal letter: подпись от руки

Любопытно, что в электронном архиве государственных документов встречается переписка, которая содержит живую подпись должностного лица или авторов, инициирующих запрос. Также допускается обращение, написанное от руки, часто чернилами. Опять же, деталь говорит о внимании, которое оказывает автор письма своим деловым партнерам.

Титулы учтивости в деловых контактах

Служебную и административную переписку полезно изучать с точки зрения титулов, званий и знаков отличий. Несмотря на то, что протокольные нормы выходят за рамки настоящей статьи, давайте рассмотрим один пример.

Титул, который имеют все члены Правительства Великобритании и Премьер-министр, называется Right Honourable (Достопочтенный). В письмах используется в аббревиатуре Rt. Hon. Далее вы увидите письмо, которое издано департаментом Образования от имени министра Жюстины Гриниг за ее подписью, включающей титулы RT HON JUSTINE GREENING MP.

Пример официального документа: Formal letter

Переписка департаментов Правительства Великобритании и комитетов Парламента пригодится для изучения не только традиций эпистолярного жанра, но культуры общения.

Начнем анализ корреспонденции с примера распорядительного документа, выдержанного в формальной манере. Лорд Бью, председатель комиссии по деловой этике, уведомляет членов Палаты Общин о мерах, которые планируется ввести в области стандартов поведения депутатов после опубликования независимого отчета, вскрывшего нарушения.

Информационное письмо Министерства Образования Великобритании

Теперь подошла очередь документов, подготовленных в полуформальном стиле Semi-Formal Letter. Первый образец – отчет Министра Образования перед председателем Комитета Парламента по вопросам Образования. Учитывая длительность переписки по теме, здесь нет вводной части. Обратите внимание, как письмо адресовано:

Neil Carmichael MP (форму “мистер” автор заменил на “член Парламента” – Member of Parlament – в аббревиатуре MP)

Chair, Education Select Committee (Председатель, Комитет по образованию)

Как было отмечено выше, в официальных документах встречаются рукописные фразы, хотя текст набран на компьютере. Dear Neil – (“Уважаемый Нил”)- выделяется в письме голубыми чернилами, также как, Best Wishes (допустимое отступление от стандарта). Подпись Министра сделана от руки.

Для тех, кто занимается образованием будет полезно взглянуть на текст письма, который поясняет изменения в системе школьного образования в Англии и Уэльсе.  Квалификация GSCE (школьный аттестат) была усовершенствована новой градацией оценок, вместо A*-G теперь используются баллы 9-1.

Служебное письмо Министерства Здравоохранения Великобритании

Бывший Министр Здравоохранения Джереми Хант подготовил ответ на обращение Председателя Медицинской Ассоции (BMF). Несмотря на то, что в письме обсуждаются события забастовки медицинских работников, отказывающихся принять сокращения оплаты труда по новым условиям коллективного контракта (письмо слева), официальный документ имеет явные черты Semi-Formal Letter.

Деловая переписка Министерства Экономики Великобритании.

События с банкротством крупных организаций, обеспечивающих работой тысячи британцев, заставили Министра Экономики Грегори Кларка обратиться к руководителю Комиссии по защите конкуренции. В письме обсуждается вопрос о достоверности аудиторской проверки бизнеса бухгалтерами “Большой четверки”, а также дополнительные меры по регулированию рынка (письмо вверху справа).  Опять же, должностное лицо выбирает полуформальный стиль Semi-Formal Letter.

Уведомление об отставке.

В заключении, рассмотрим пример “запрос-ответ”.

Советник Правительства по вопросам электронных технологий просит Премьер-Министра об отставке. Дэвид Камерон отвечает адресату благодарностью за работу, включив обращение от руки и личные ремарки в конец письма. Несмотря на “Dear Prime Minister”, а также официальные бланки, манера изложения и упомянутые детали указывают на полуформальный стиль. Обратите внимание, что председатель благотворительной организации GO ON UK, а также основатель сайта Lastminute.com, избежала упоминания своих титулов. Однако государственный архив включил положенные атрибуты в сопровождение публикаций – The Right Honourable The Baroness Lane-Fox of Soho CBE.

В следующих выпусках – деловая переписка зарубежному партнеру и частная корреспонденция.

Vestigio Services – Ваш образовательный эксперт в Великобритании.

#SemiFormalLetter #Formalletter #OfficialLetters #English #LearnEnglish #vestigioservices ‪ ‪#‎blogvestigiouk ‪#ДалекаяблизкаяАнглия #английский #официальноеписьмо #официальнаяпереписка #служебнаяпереписка

Оставьте комментарий

%d bloggers like this: