Письмо на английском языке: How to write a Formal Letter

В настоящей публикации блог Далекая, близкая Англия делится с читателями эпистолярным опытом. Так вот, как написать письмо на английском языке? Возьмем к примеру: обращение в организацию, приглашение на встречу, запрос в страховую компанию, complaints, cover letter или personal statement. Наши рекомендации основаны на традиции составления деловой корреспонденции в Великобритании и, соответственно, подойдут для переписки с англоязычными адресатами в странах Содружества наций.

Обычно беглого взгляда на письмо достаточно, чтобы понять написал ли его человек, знакомый с британскими требованиями или нет. Оставляя в стороне содержание, хорошо подготовленное письмо выделяется правильной формой и соблюдением норм делового этикета. Именно под этим углом мы начнем рассмотрение переписки.

Традиция британской переписки

Следует отметить, что в Великобритании применяются строгие правила к написанию писем делового, профессионального и личного толка.

Выделяются три стиля корреспонденции (типы писем):  formal letter, semi-formal letter, informal letter.

Для официальных и деловых документов применяются формальный стиль Formal letter или его разновидность Semi-formal letter.

Дружеская (приятельская) переписка называется Informal letter.

Приветствия: Dear, Hello, Hi, Good afternoon

В письмах британcких авторов превалирует приветствие Dear, что означает “Уважаемый”.

Восклицания  Hello, Hi, Hiya характерны для дружеских (неформальных) контактов. В профессиональной среде “приветы” звучат фамильярно.

Тем не менее, в кратких обращениях к организациям, например, через сайт (запросы, жалобы, розыск заказа), уместно использовать Hello/Hi/Hi there.

Good afternoon является примером альтернативной фразы, популярной в электронной почте и корпоративной среде.

Общеупотребимое “Dear Sir/Madam,”

Так выглядит общепринятое обращение в британскую организацию, а также к должностому лицу или адресату, фамилия которого отправителю неизвестна.

Пусть вас не удивляет написание “Dear Sir/Madam,” через косую черту и с заглавной буквы всех слов, а также то, что фраза требует запятой в конце. Допускается также вариант “Dear Sir or Madam,”.

По правилам пунктуации воклицательный знак во вступлении никогда не ставится.

Правила вежливости: Dear Mr & Dear Mrs

Если вы знаете, как зовут адресата, даже, когда с ним лично не знакомы, применяется другая вежливая форма: Dear Mr Smith/Dear Mrs Smith/Dear Miss Smith Имейте в виду, что в британском английском языке нет точки в сокращении слов мистер и миссис.

Что правильно выбрать: Mrs или Ms

Начиная с 60-х годов, благодаря усилиям американских феминисток, в общественную жизнь Британии проникла форма Ms. Сейчас это популярное обращение к женщинам. Многие вместо Mrs предпочитают Ms (опять же без точки) в силу того, что здесь нет указания на социальный статус.

Если вы не уверены, как обратиться к адресату в письме формального или полуформального толка, лучше использовать нейтральное Ms, чем не использовать ничего.

Письмо на английском: дружеское обращение

Коллеге, знакомому или партнеру можно салютовать повеселее: Dear John или Dear Ann.

Такой стиль (полуформальный) применяется рядом ритейловых организаций и госслужб в маркетинговых целях, чтобы подчеркнуть дружеские отношение к клиенту, его ценность для компании или местного сообщества. Такой вариант допустим в служебной и деловой переписке, дипломатической почте при выполнении определенных условий.

Ladies and gentlemen

В отличие от американской, британская традиция исключает использование в эпистолярном контексте фразы “Ladies and gentlemen”. Для Великобритании и стран Содружества наций, следующих британским нормам этикета, это вежливое начало речи, привлечение внимания аудитории к словам спикера, не более.

Титул в Великобритании

Путаница с допустимыми формами вежливых обращений (в связи с их отсутствием в странах постсоветского пространства) отзывается эхом в корреспонденции, которую мы получаем от небританских клиентов, особенно студентов. Переписка с титулованными особами вызывает еще большие трудности.

К примеру, указание Dear Gentlemen, вместо положенного Dear Sir, возможно польстит адресата, но будет безобидной ошибкой. В то же время, обращение к даме Dowager Lady Clark, замененное на тривиальное Dear Mrs. Clark, оскорбит овдовевшую аристократку. Конечно, подобные случаи будут для большинства людей редкостью. При необходимости использовать аристократический титул, обращайтесь к нам за советом:  info@vestigio.co.uk

Что такое FAO?

В деловых письмах и электронной корреспонденции британских авторов можно столкнуться с выражением “for the attention of”,  популярным в аббревиатуре FAО (“Attn:” – американский эквивалент). В качестве примера, ситуация, когда клиент отправляет недостающий документ инспектору страховой компании:

Legal & General Insurance Ltd
FAO David Beckham
5 Hill Street
Birmingham
B5 4US

Yours faithfully, Yours sincerely, Best regards, Kind regards

Применение протокольных норм в переписке накладывает требования на выбор вежливой фразы в конце каждого письма. Более того, “прощальная” фраза зависит от того, как вы обращаетесь к адресату во вступлении.

Так же, как мы бы не сказали “Здравствуйте достопочтенный господин – покедова дружище”, в британской традиции существуют несколько уровней субординации.

Письмо на английском языке: How to write a Formal LetterФормальный стиль (официальное письмо):

Dear Sir/Madam – при обращении к неизвестному адресату заключительная фраза возможна в единственной форме Yours faithfully (британский вариант английского языка). С глубоким почтением – письмо в организацию или корреспонденту без указания ФИО.

Dear Mr Smith  – при личном обращении к адесату заключительная фраза меняется на близкий вариант Yours sincerely (британский)/Sincerely yours (американский язык). С искренним уважением – деловая переписка с адресатом по фамилии с титулом.

Полуформальный стиль (полуофициальное письмо):

Dear John – заключительная фраза станет Best regards (британский английский). С наилучшими пожеланиями – деловое письмо, личная переписка с адресатом на “Вы”.

Дружеский стиль (частное письмо):

Hello/Hi John – такому обращению соответствует заключение письма Kind regards/Regards/Best wishes (на выбор автора). С уважением – записка, имейл, послание родственнику или знакомому, при допустимости обращения на “ты”.

Как видите, при написании писем братанскому корреспонденту нужно ясно понимать, какое “С уважением” выбрать. Неверные по нормам этикета заключения будут трактоваться, как грубая ошибка, а не описка.

Адрес отправителя и получателя в корреспонденции

Принятым является включение адреса отправителя в правый верхний угол письма.

Адрес получателя указывается слева. Реквизит расположен примерно в 5 см от верхнего края, таким образом, чтобы весь адрес попал в окошко конверта. Обратите внимание, что в британском написании адреса номер дома следует перед названием улицы:

Marx Memorial Library & Workers’ School
37a Clerkenwell Green
London
EC1R 0DU

Одной из особенностей британской жизни является традиция присваивать домам имена (изучите примеры). В провинции частный адрес нередко включает только название дома:

Chawton House
Alton
Hampshire
GU34 1SJ

Письмо на английском: дата и тема

Дата указывается до или после адреса получателя (слева) или под адресом отправителя (справа). В стране действует европейская норма: дата/месяц/год.

Что такое RE?

Относительно. Тема письма часто вводится аббревиатурой с двоеточием Re: (от слова Regarding) и может выделяться для обращения внимания.

Re: policy number 1234 (пример из письма фото ниже).

Вариации реквизитов Formal Letter

В случае, если используется официальный бланк возможны варианты, адаптированные под нужды организации.

Адрес отправителя может быть в шаблоне (шапке), вверху или внизу. Для писем Королевской службы здравоохранения характерно указание реквизитов больного (NHS number, Hospital No) и даты в правой части под адресом учреждения.

Пример информационного письма местной администрации на верхней фотографии.

Выделения в тексте официального письма

Личная почта не требует каких-либо выделений, хотя о вкусах не спорят. В деловой корреспонденции, особенно инструктивного свойства, финансовых документах и коммерческих предложениях цветные выделения или подчеркивания используются для привлечения внимания.

Что касается написания отдельных слов заглавными буквами, помните, что такое письмо воспринимается, как будто автор «кричит», что вряд ли уместно в нормальном общении.

Письмо на английском языке: подпись

Официальная и частная переписка в Великобритании требуют подписи отправителя.  Организации частно включают подпись, как электронную картинку.

Содержание Formal Letter

Главное правило написания личных писем – четкость и краткость. Размер стандартного делового письма обычно занимает страницу.

Первый абзац – вводный, он поясняет причины. Если подобное отсутствует возникает ощущение, что автор направляется “с места в карьер”. Следующий абзац/абзацы описывают факты или ситуацию, как правило, одному вопросу посвящен отдельный абзац. В заключении идет констатация: просьба что-либо сделать, ожидание развития темы, предложение.

Для писем официального толка (административных, деловых, финансовых), а также сложных личных дел (обсуждение условий договора, страховое возмещение, получение наследства) размер может с лихвой превышать страницу.

Стилистика формальных писем

Рекомендации Оксфордского университета подчеркивают необходимость исключения из текста жаргона, слэнга, аббревиатур, символов, амперсандов, кодов. В отношении цифр существует негласное правило: первый десяток пишется прописью, десять и далее – цифрой. Начало фразы с любой цифры пишется словом.

С нетерпением жду ответа: Look forward to

Письмо необходимо завершить магической фразой, которая подойдет для формального и полуформального стилей: I look forward to hearing from you (образец на фотографии).

Другие популярные выражения (выбор зависит от контекста письма и степени знакомства адресатов):

Thank you for your assistance.
If you have any further questions, please do not hesitate to contact me.

Включение речевого клише является обязательным условием эпистолярного стиля в Великобритании, иначе ваш документ будет незаконченным.

Особенности деловой переписки

В следующем выпуске: обзор деловой корреспонденции Великобритании с примерами текстов.

Сравнение двух вариантов концовки: Yours faithfully или Yours sincerely: С уважением в британском письме.

Образцы стандартных писем британцев

Для закрепления материала полезно взглянуть на образцы стандартных писем, подготовленные для рядовых британцев Общественной организацией Citizens Advice.

Vestigio Services – Ваш образовательный эксперт в Великобритании.

#LearnEnglish #Formalletter #Informalletter Semiformalleter #DearSirMadam #English #vestigioservices ‪ ‪#‎blogvestigiouk ‪#ДалекаяблизкаяАнглия #английский #официальноеписьмо #официальнаяпереписка #частноеписьмо

Оставьте комментарий

%d bloggers like this: