Письмо на английском языке: How to write a Formal Letter

В настоящей публикации блог Далекая, близкая Англия делится с читателями эпистолярным опытом. Так вот, как написать письмо на английском языке? Возьмем к примеру: обращение в организацию, приглашение на встречу, запрос в университет, а также complaint, cover letter или personal statement. Наши рекомендации основаны на традиции составления деловой корреспонденции в Великобритании и, соответственно, подойдут для переписки с англоязычными адресатами в странах Содружества наций.

Обычно беглого взгляда на письмо достаточно, чтобы понять написал ли его человек, знакомый с британскими требованиями или нет. Оставляя в стороне содержание, хорошо подготовленное письмо выделяется правильной формой и соблюдением делового этикета. Именно под этим углом мы начнем рассмотрение переписки.

Традиция британской переписки

Следует подчеркнуть, что в Великобритании существуют строгие правила оформления писем делового, служебного и профессионального толка (личных или от имени организации).

Выделяются три стиля переписки (типы писем):  formal letter, semi-formal letter, informal letter.

Для написания большинства видов корреспонденции применяется официальный стиль Formal letter или его разновидность Semi-formal letter.

Несмотря на то, что дружеская почта или Informal letters, является свободной от ряда формальностей, она также имеет правила. Этому вопросу мы посвятим отдельный выпуск.

Приветствия: Dear, Hello, Hi, Good afternoon

Британский автор начнет письмо словами “Dear…”, что будет соответствовать нашим “уважаемый” или “дорогой”. К примеру: Dear Sally/Dear Mum and Dad/Dear Ms Smith.

Легкие приветы Hello, Hi, Hiya следует оставить для дружеской переписки.

Тем не менее, в кратких запросах в организацию через сайт (просьба, вопрос, розыск заказа) вполне уместно использовать Hello/Hi/Hi there.

Good afternoon является примером альтернативной фразы, допустимой в корпоративной среде (электроннной почте).

“Dear Sir/Madam,”

Общепринятой британской нормой является: “Dear Sir/Madam,”.

Подобной фразой оформляется любое по содержанию письмо к адресату (частому лицу или представителю организации), фамилия которого отправителю НЕИЗВЕСТНА.

Пусть вас не удивляет написание фразы “Dear Sir/Madam,” через косую черту и с заглавной буквы всех слов, а также запятой в конце. Именно так верно. Также допускается вариация “Dear Sir or Madam,”.

По правилам пунктуации воклицательный знак никогда не ставится.

Правила вежливости: Dear Mr & Dear Mrs

Не забывайте, что для британской традиции характерна нейтральная система выражения уважительного отношения одного лица к другому.

Титулы вежливости пишутся перед фамилией корреспондента:  Mr/Mrs/Miss/Ms.

Точка в сокращении титулов в Великобритании не употребляется, в отличие от американских правил.

Если вы знаете, как зовут адресата, даже, когда с ним лично не знакомы, применяется этикетная норма: Dear Mr Smith/Dear Mrs Smith/Dear Ms Smith/ Dear Miss Smith (фамилия Smith – для примера).

Что правильно выбрать: Miss, Mrs или Ms

Начиная с 60-х годов прошлого столетия, под давлением феменизма в общественную жизнь Королевства проникла форма “Ms” /mɪz/. Сейчас это популярное обращение к женщинам в силу того, что нет указания на семейный или социальный статус.

Если вы не уверены, как обратиться к адресату женского пола в письме формального или полуформального толка, лучше использовать нейтральное Ms, чем не использовать ничего.

Письмо на английском: дружеское обращение

Коллеге, знакомому или давнему партнеру можно салютовать повеселее: Dear John или Dear Ann.

В этом случае ваше обращение будет трактоваться, как полуформальное, стиль письма изменится на semi-formal letter.

Ladies and gentlemen

Британская традиция исключает использование в переписке (письмах, имейлах, сайтах, социальных сетях) популярной фразы “Ladies and gentlemen”.

Для Соединенного Королевства и стран Содружества наций, следующих британским нормам этикета, это вежливое начало речи с трибуны или на банкете. Ее назначение – привлечь внимания аудитории к словам спикера, не более.

Титул в Великобритании

Путаница с допустимыми формами вежливых обращений (в связи с отсутствием в странах постсоветского пространства стабильных атрибутов) заметна в корреспонденции, которую мы получаем от международных клиентов, особенно студентов.

Переписка с титулованными особами вызывает еще большие трудности.

К примеру, указание Dear Gentlemen, вместо положенного Dear Sir, возможно польстит британского адресата, но будет безобидной ошибкой. В то же время, обращение Dowager Lady Clark, замененное на тривиальное Dear Mrs. Clark, оскорбит овдовевшую аристократку нарушением почтительности и такта. Конечно, подобные случаи будут для большинства людей редкостью. При необходимости использовать титул учтивости (профессиональный, сословный), пожалуйста, свяжитесь с нами:  info@vestigio.co.uk

Что такое FAO?

В деловых письмах и электронной корреспонденции британских авторов можно столкнуться с фразой “for the attention of”,  популярной в аббревиатуре FAО (“Attn:” – американский эквивалент).

В качестве примера, ситуация, когда клиент отправляет недостающий документ инспектору страховой компании:

Legal & General Insurance Ltd
FAO David Beckham
5 Hill Street
Birmingham
B5 4US

Yours faithfully, Yours sincerely, Best regards, Kind regards

Применение протокольных норм в деловой переписке требует, чтобы “прощальная” фраза письма точно соответствовала рангу вступления.

Так же, как мы бы не сказали “Здравствуйте достопочтенный господин – покедова дружище”, в англо-саксонском мире существуют несколько уровней субординации.

Письмо на английском языке: How to write a Formal LetterФормальный стиль (официальное/служебное письмо):

Dear Sir/MadamYours faithfully (британский вариант английского языка). При обращении к неизвестному адресату заключительная фраза стоит в форме Yours faithfully (“С глубоким почтением”). Так вы напишите в организацию или лично корреспонденту без указания его ФИО.

Dear Mr Smith  – Yours sincerely (британский вариант)/Sincerely yours (американский). При личном обращении к адресату по фамилии заключительная фраза меняется на эквивалент в значении “С искренним уважением”.

Полуформальный стиль (полуофициальное письмо):

Dear JohnBest regards (британский английский). Учтивая фраза “С наилучшими пожеланиями” соответствует деловому письму и личной переписке с адресатом на “Вы”.

Дружеский стиль (частное/личное письмо):

Hello/Hi John – Kind regards/Regards/Best wishes. Заключение упрощается, появляется свобода выбора “с уважением”. Так вы напишите в имейлах, открытках, посланиях родственникам или знакомым, т.е. при допустимости обращения на “ты”.

Помните, некорректная субординация обращений будет трактоваться, как грубая ошибка, а не досадная описка. Продолжение этикетной темы здесь.

Адрес отправителя и получателя в корреспонденции

Принятым является включение адреса отправителя в правый верхний угол письма.

Адрес получателя указывается слева. Реквизит расположен примерно в 5 см от верхнего края, таким образом, чтобы весь адрес попал в окошко конверта. Обратите внимание, что в британском написании адреса номер дома следует перед названием улицы:

Marx Memorial Library & Workers’ School
37a Clerkenwell Green
London
EC1R 0DU

Одной из особенностей британской жизни является традиция присваивать домам имена, поэтому адрес нередко включает только название дома (офиса):

Chawton House
Alton
Hampshire
GU34 1SJ

Письмо на английском: дата и тема

Дата указывается до или после адреса получателя (слева) или под адресом отправителя (справа). В стране действует европейская норма: дата/месяц/год.

Что такое RE?

Относительно. Тема письма часто вводится аббревиатурой с двоеточием Re: (от слова Regarding).

Re: policy number 1234 (пример из письма фото ниже).

Вариации реквизитов Formal Letter

В случае, если используется официальный бланк возможны варианты, адаптированные под нужды организации.

Адрес отправителя может быть в шаблоне (шапке), вверху или внизу. Для писем Королевской службы здравоохранения характерно указание реквизитов больного (NHS number, Hospital No) и даты в правой части под адресом учреждения.

Пример информационного письма местной администрации на верхней фотографии.

Выделения в тексте официального письма

Личная почта не требует каких-либо выделений, хотя о вкусах не спорят. В финансовых документах и коммерческих предложениях цветные выделения или подчеркивания используются для привлечения внимания.

Написание отдельных слов заглавными буквами воспринимается неоднозначно. Вместо акцента на сказанном может возникнуть впечатление, будто автор «повышает тон»,  т.е. чем-то недоволен или обеспокоен.

Письмо на английском языке: подпись

Официальная и частная переписка в Великобритании требуют подписи отправителя.  Организации частно включают подпись, как электронную картинку. Личная подпись выводится от руки.

Содержание Formal Letter

Главное правило – четкость и краткость.

Размер стандартного делового письма обычно занимает страницу.

Первый абзац – вводный, он поясняет причины. В противном случае кажется, что автор направляется “с места в карьер”. Следующий абзац/абзацы описывают факты или ситуацию, как правило, одному вопросу посвящен отдельный абзац. В заключении идет констатация: просьба что-либо сделать, ожидание развития темы, предложение.

Для писем официального толка (административных, деловых, финансовых), а также сложных личных дел (обсуждение условий договора, страховое возмещение, получение наследства) размер текста может с лихвой превышать страницу.

Стилистика формальных писем

Рекомендации Оксфордского университета подчеркивают необходимость исключения из текста жаргона, слэнга, аббревиатур, символов, амперсандов, кодов.

В отношении цифр существует негласное правило: первый десяток пишется прописью, десять и далее – цифрой. Начало фразы с любой цифры пишется словом.

С нетерпением жду ответа: Look forward to

Магическая фраза формального и полуформального стилей звучит так: I look forward to hearing from you (образец на фотографии).

Речевое клише (“С нетерпением жду ответа”) рекомендуется употреблять, без него документ кажется незаконченным или невежливым.

Обратите внимание на грамматику: после cлов look forward to идет глагол или существительное c окончанием ing, в силу того, что to – предлог.

Другие популярные конструкции (выбор зависит от контекста письма и степени знакомства адресатов):

Thank you for your assistance.
If you have any further questions, please do not hesitate to contact me.

Особенности деловой переписки

В следующем выпуске: деловая корреспонденция Великобритании с примерами текстов.

Сравнение двух вариантов концовки: Yours faithfully или Yours sincerely: С уважением в британском письме.

Образцы стандартных писем британцев

Для закрепления материала полезно взглянуть на образцы стандартных писем, подготовленные для рядовых британцев Общественной организацией Citizens Advice.

Vestigio Services – Ваш образовательный эксперт в Великобритании.

#LearnEnglish #Formalletter #Informalletter Semiformalleter #DearSirMadam #English #vestigioservices ‪ ‪#‎blogvestigiouk ‪#ДалекаяблизкаяАнглия #английский #официальноеписьмо #официальнаяпереписка #частноеписьмо

Share it on

Оставьте комментарий

%d bloggers like this: