Semi-Formal Letter: деловая переписка Британии с примерами текстов

В помощь тем, кто общается с международными партнерами, мы предлагаем очередной выпуск из серии “эпистолярный жанр“. Общеизвестно, что деловая переписка Великобритании является эталоном для англоязычных стран. В определенных обстоятельствах должностные лица, представители бизнеса и науки используют стиль, который трактуется, как полуформальный (полуофициальный) или Semi-Formal Letter. Учитывая, что многие документы находятся в открытом доступе, мы отобрали те, которые будут вам интересны, как по внешним признакам, так и содержанию. Мы их рассмотрим в конце публикации.

Деловая переписка двух стилей

Давайте освежим теорию. Итак, британский документооборот подразделяется на формальный и полуформальный – Formal Letter & Semi-Formal Letter. Оба варианта могут быть использованы в служебных, административных, церемониальных, научных и деловых контактах.

В одних ситуациях приняты бюрократические документы – распоряжения, уведомления, циркуляры. В других предпочтительны менее консервативные варианты общения. Зачастую разница спрятана в деталях письма, сложности лексики, тоне, объеме текста, предпочтительных выражениях.

Как начать неформальное письмо?

Одним из условий успешного письма является выбор правильной формы приветствия.

В публикации Письмо на английском языке: How to write a Formal Letter мы рассмотрели разные варианты стандартных обращений в зависимости от стиля письма.

Semi-Formal Letter будет отличаться от Formal Letter с первых строк. Для неформального делового общения характерно обращение к адресату по ИМЕНИ, а не фамилии, вот так:

Dear John/Dear Ann (Уважаемый Джон/Уважаемая Анна).

Личное обращение по имени придает корреспонденции отдельные черты дружественного послания, хотя содержание настраивает на серьезный лад. Имейте в виду, что по сути письмо остается официальным. В профессиональной сфере такая норма общения принята между деловыми партнерами, дипломатами, международными коллегами,  научными работниками, депутатами, чиновниками.

Стиль Semi-Formal Letter также применяется рядом ритейловых организаций в маркетинговых целях (листовках, посланиях), чтобы подчеркнуть дружеские отношение к потенциальному клиенту.

Полуформальная почта проникла в жизнь рядовых граждан Британии.  Она используется в решении ежедневных вопросов и деловой переписке, при условии, что между сторонами выстроились длительные отношения. Однако при незначительной степени знакомства, а также для соблюдения субординации, желательно перейти на более строгую норму (Formal Letter): Dear Mr Bloom/Dear Mrs Spencer (Уважаемый мистер Блум/Уважаемая миссис Спенсер).

Заключительное Best regards

Заключительная часть писем, отражающая их стиль, была рассмотрена в общих рекомендациях к английской корреспонденции.

Вспомним, если мы выбрали полуформальное обращение по имени Dear John/Dear Ann, то прощаться с корреспондентом следует дружелюбной фразой Best regards.

Особенность полуформального письма проявляется в многовариантности его формы. Допускаются некоторые отступления от нормы стиля (Best regards), основанные на личных предпочтениях авторов, при условии, что они не выходят за рамки делового этикета. Вот некоторые примеры альтернатив: Best wishes, Yours Ever, With the very best regards, Regards.

Не бить челом, но вежливость приветствуется

Еще один важный аспект – тон письма.

Бесспорно, комплименты творят чудеса. Но в современной деловой корреспонденции они имеют ограниченную сферу применения (обращение к монарху, аристократическим персонам, дипломатические отношения и т.п.).

Высокопарным выражениям, как то: “свидетельствуем нижайшее почтение” или “выражаем глубочайшую благодарность” – британцы предпочтут сдержанную, более нейтральную лексику: “In respect to your letter…”, “Thank you for your letter…”, “I am grateful for…”, “I will appreciate your help”.

С другой стороны, мягкость тона и вежливость звучания письма обеспечиваются рядом конструкций, где активно используются модальные глаголы would, could, may.

Теперь запомните фразы, которые украсят ваше письмо:

Please could you ….?/Please can you….? (Первый вариант предпочтительнее, звучит более учтиво).

I wonder if you could/would…. (Не могли бы вы)

I would be grateful if… (Я был бы признателен, если).

I would be pleased….(Мне будет приятно/Я был бы признателен)

May I ask you to….? (Позвольте спросить).

I would like to ask whether (Я бы хотел уточнить – с глаголом like фраза звучит вежлее, чем с глаголом want).

I would be pleased to discuss this further (С радостью продолжу обсуждение вопроса).

Thank you once again for your letter (Еще раз спасибо за ваше письмо).

Semi-Formal letter: подпись от руки

Любопытно, что в электронном архиве государственных документов Великобритании встречается переписка, которая содержит живую подпись должностного лица или авторов, инициирующих запрос. Также допускается обращение, написанное от руки, часто чернилами. Опять же, деталь говорит о внимании, которое оказывает автор письма своим деловым партнерам.

Титулы учтивости в деловых контактах

Несмотря на то, что изучение почетных титулов, званий и знаков отличий выходит за рамки настоящей статьи, давайте рассмотрим один пример.

Титул, который имеют все члены Правительства Великобритании и Премьер-министр, называется Right Honourable (Достопочтенный). В письмах используется в аббревиатуре Rt. Hon.

Далее вы увидите письмо, которое издано департаментом Образования от имени министра Жюстины Грининг, с включением ее титула RT HON JUSTINE GREENING MP.

Пример официального документа: Formal letter

Переписка департаментов Правительства Великобритании и комитетов Парламента пригодится для освоения не только традиций эпистолярного жанра, но проблем современного общества.

Для наглядности различий формального и полуформального стилей переписки начнем анализ корреспонденции с примера распорядительного документа, выдержанного в “казенной” манере. Лорд Бью, председатель комиссии по деловой этике, уведомляет членов Палаты Общин о мерах, которые планируется ввести в области стандартов поведения депутатов.

Информационное письмо Министерства Образования Великобритании

Теперь подошла очередь документов, изданных в полуформальном стиле, Semi-Formal Letter.

Первый образец – отчет Министра Образования перед председателем Комитета Парламента по вопросам Образования. Учитывая длительность переписки по теме, здесь нет вводной части.

Обратите внимание, как письмо адресовано:

Neil Carmichael MP (форму “мистер” автор заменил на “член Парламента” – Member of Parlament – в аббревиатуре MP). Далее следует Chair, Education Select Committee (Председатель, Комитет по образованию).

Как было отмечено выше, в официальных документах встречаются рукописные фразы, хотя текст набран на компьютере. Dear Neil – (“Уважаемый Нил”) – выделяется в письме голубыми чернилами, также как, Best Wishes (допустимое отступление от стандарта). Подпись Министра сделана от руки.

Для тех, кто занимается образованием будет полезно взглянуть на текст письма, который поясняет изменения в системе школьного образования в Англии и Уэльсе.  В квалификации GSCE (школьный аттестат) теперь применяется новая градация оценок, вместо A*-G используются баллы, выражаемые цифрами 9-1.

Служебное письмо Министерства Здравоохранения Великобритании

Бывший Министр Здравоохранения Джереми Хант подготовил ответ на обращение Председателя Медицинской Ассоции (BMF). Несмотря на то, что в письме обсуждаются события забастовки медицинских работников, отказывающихся принять сокращения оплаты труда по новым условиям коллективного контракта (письмо слева), официальный документ имеет явные черты Semi-Formal Letter.

Деловая переписка Министерства Экономики Великобритании

События с банкротством крупных компаний, обеспечивающих работой тысячи британцев, заставили Министра Экономики Грегори Кларка обратиться к руководителю Комиссии по защите конкуренции. В письме обсуждается вопрос о достоверности аудиторской проверки бизнеса бухгалтерами “Большой четверки”, а также дополнительные меры по регулированию рынка (письмо вверху справа).  Опять же, должностное лицо выбирает полуформальный стиль переписки Semi-Formal Letter.

Уведомление об отставке

В заключении, рассмотрим пример “запроса и ответа”.

Советник Правительства по вопросам электронных технологий просит Премьер-Министра об отставке. Дэвид Камерон отвечает адресату благодарностью за работу, включив обращение от руки и личные ремарки в конец письма. Несмотря на “Dear Prime Minister”, а также официальные бланки, манера изложения и упомянутые детали указывают на полуформальный стиль. Обратите внимание, что председатель благотворительной организации GO ON UK, а также основатель сайта Lastminute.com, избежала упоминания своих титулов. Однако государственный архив включил положенные атрибуты в сопровождение публикаций – The Right Honourable The Baroness Lane-Fox of Soho CBE.

В следующих выпусках – этикетная норма “С уважением” формального письма и частная корреспонденция.

Vestigio Services – Ваш образовательный эксперт в Великобритании.

#SemiFormalLetter #Formalletter #OfficialLetters #English #LearnEnglish #vestigioservices ‪ ‪#‎blogvestigiouk ‪#ДалекаяблизкаяАнглия #английский #официальноеписьмо #официальнаяпереписка #служебнаяпереписка

Share it on

Оставьте комментарий

%d bloggers like this: