Semi-Formal Letter: деловая переписка Британии с примерами текстов

Продолжим знакомство с правилами написания писем, в помощь тем, кто общается с международными партнерами. Общеизвестно, что деловая переписка Великобритании является эталоном для англоязычных стран. В определенных обстоятельствах должностные лица, представители бизнеса и науки используют корреспонденцию, которая трактуется, как полуформальный (полуофициальный) стиль или Semi-Formal Letter. Учитывая, что многие документы находятся в открытом доступе, я отобрала те, которые будут интересны вам, как по внешним признакам, так и содержанию. Мы их рассмотрим в конце публикации.

Деловая переписка двух стилей

Давайте начнем с теории. Британский документооборот подразделяется на формальный и полуформальный – Formal Letter & Semi-Formal Letter. Оба варианта могут быть использованы в служебных, административных, научных и деловых контактах.

В одних ситуациях приняты бюрократические документы – распоряжения, уведомления, циркуляры. В других предпочтительны менее консервативные варианты общения. Зачастую разница спрятана в деталях письма, сложности лексики, тоне, объеме текста, предпочтительных выражениях.

Как начать письмо?

В публикации Письмо на английском языке: How to write a Formal Letter мы рассмотрели правила подготовки формальных писем, которые рекомендуем изучить новичкам эпистолярного жанра.

Сейчас сделаем акцент на особенностях Semi-Formal Letter.

Одним из условий успешного письма является выбор правильной формы обращения к адресату (вежливого приветствия).

Напомним, что норма “Dear Sir/Madam” относится к правилам Formal Letter.

Полуформальный контекст, в отличие от формального, допускает следующие выражения: “Dear Mr Surname” или “Dear Name”. Предпочтение одного из двух зависит от степени знакомства сторон, культурных традиций, профессиональной этики.

Особенностью Великобритании и, соответственно, англоязычных стран Содружества наций, является переписка с обращением к адресату по имени, а не фамилии, к примеру, Dear John/Dear Ann (Уважаемый Джон/Уважаемая Анна). Такое распространено в контактах должностных лиц органов власти, депутатов, представителей научных кругов, предпринимателей и бизнесменов. Личное обращение по имени придает деловой корреспонденции отдельные черты дружественного послания, хотя содержание настраивает на серьезный лад.

Почта в стилях Semi-Formal Letter популярна также у рядовых граждан в решении ежедневных вопросов (личная корреспонденция делового характера). Вы так можете написать тому, с кем лично знакомы: учителю, наставнику, бухгалтеру, юристу, арендодателю, финансовому консультанту, страховщику, автодилеру. Однако при незначительной степени знакомства приветствие уместнее сделать по более строгой норме (более формальной): Dear Mr Bloom/Dear Mrs Spencer (Уважаемый мистер Блум/Уважаемая миссис Спенсер).

Имейте в виду, в британском английском языке точка не ставится после слов Mr/Mrs/Miss/Ms, но вежливая форма обращения мистер/миссис/мис/миз обязательна при указании фамилии. Правила этикета требуют использование в письме полного титула и знаков отличия, если адресат их имеет.

Заключительное “С уважением”

Заключительная часть писем, отражающая их стиль, была рассмотрена в общих рекомендациях к английской корреспонденции  и  Yours faithfully – Yours sincerely:  в формальном письме.

Вспомним, если мы выбрали приветствие Dear John/Dear Ann, то прощаться с корреспондентом следует стандартной фразой Best regards.

В полуформальном контексте допускаются некоторые отступления от Best regards, основанные на личных предпочтениях авторов, при условии, что они не выходят за рамки делового этикета. Поэтому в письмах встречаются: Best wishes, Yours Ever, With the very best regards, Regards.

Не бить челом, но вежливость приветствуется

Еще один важный аспект – тон письма.

Бесспорно, комплименты творят чудеса. Но в современной деловой корреспонденции они имеют ограниченную сферу применения (обращение к монарху, аристократическим персонам, дипломатические отношения и т.п.).

Высокопарным выражениям, как то: “свидетельствуем нижайшее почтение” или “выражаем глубочайшую благодарность” – британцы предпочтут сдержанную, более нейтральную лексику: “In respect to your letter…”, “Thank you for your letter…”, “I am grateful for…”, “I will appreciate your help”.

С другой стороны, мягкость тона и вежливость звучания письма обеспечиваются рядом конструкций, где активно используются модальные глаголы would, could, may.

Теперь запомните фразы, которые украсят ваше письмо:

Please could you ….?/Please can you….? (Первый вариант предпочтительнее, звучит более учтиво).

I wonder if you could/would…. (Не могли бы вы)

I would be grateful if… (Я был бы признателен, если).

I would be pleased….(Мне будет приятно/Я был бы признателен)

May I ask you to….? (Позвольте спросить).

I would like to ask whether (Я бы хотел уточнить – с глаголом like фраза звучит вежлее, чем с глаголом want).

I would be pleased to discuss this further (С радостью продолжу обсуждение вопроса).

Thank you once again for your letter (Еще раз спасибо за ваше письмо).

Semi-Formal letter: подпись от руки

Любопытно, что в электронном архиве государственных документов Великобритании встречается переписка, которая содержит живую подпись должностного лица или авторов, инициирующих запрос. Также допускается обращение, написанное от руки, часто чернилами. Опять же, деталь говорит о внимании, которое оказывает автор письма своим деловым партнерам.

Титулы учтивости в деловых контактах

Несмотря на то, что изучение почетных титулов, званий и знаков отличий выходит за рамки настоящей статьи, давайте рассмотрим один пример.

Титул, который имеют все члены Правительства Великобритании и Премьер-министр, называется Right Honourable (Достопочтенный). В письмах используется в аббревиатуре Rt. Hon. Далее вы увидите письмо, которое издано департаментом Образования от имени министра Жюстины Грининг, с включением титула RT HON JUSTINE GREENING MP.

Пример официального документа: Formal letter

Переписка департаментов Правительства Великобритании и комитетов Парламента пригодится для освоения не только традиций эпистолярного жанра, но проблем современного общества.

Начнем анализ корреспонденции с примера распорядительного документа, выдержанного в строгой (формальной) манере. Лорд Бью, председатель комиссии по деловой этике, уведомляет членов Палаты Общин о мерах, которые планируется ввести в области стандартов поведения депутатов.

Информационное письмо Министерства Образования Великобритании

Теперь подошла очередь документов, изданных в полуформальном стиле, Semi-Formal Letter.

Первый образец – отчет Министра Образования перед председателем Комитета Парламента по вопросам Образования. Учитывая длительность переписки по теме, здесь нет вводной части.

Обратите внимание, как письмо адресовано:

Neil Carmichael MP (форму “мистер” автор заменил на “член Парламента” – Member of Parlament – в аббревиатуре MP). Далее следует Chair, Education Select Committee (Председатель, Комитет по образованию).

Как было отмечено выше, в официальных документах встречаются рукописные фразы, хотя текст набран на компьютере. Dear Neil – (“Уважаемый Нил”) – выделяется в письме голубыми чернилами, также как, Best Wishes (допустимое отступление от стандарта). Подпись Министра сделана от руки.

Для тех, кто занимается образованием будет полезно взглянуть на текст письма, который поясняет изменения в системе школьного образования в Англии и Уэльсе.  В квалификации GSCE (школьный аттестат) теперь применяется новая градация оценок, вместо A*-G используются баллы, выражаемые цифрами 9-1.

Служебное письмо Министерства Здравоохранения Великобритании

Бывший Министр Здравоохранения Джереми Хант подготовил ответ на обращение Председателя Медицинской Ассоции (BMF). Несмотря на то, что в письме обсуждаются события забастовки медицинских работников, отказывающихся принять сокращения оплаты труда по новым условиям коллективного контракта (письмо слева), официальный документ имеет явные черты Semi-Formal Letter.

Деловая переписка Министерства Экономики Великобритании.

События с банкротством крупных компаний, обеспечивающих работой тысячи британцев, заставили Министра Экономики Грегори Кларка обратиться к руководителю Комиссии по защите конкуренции. В письме обсуждается вопрос о достоверности аудиторской проверки бизнеса бухгалтерами “Большой четверки”, а также дополнительные меры по регулированию рынка (письмо вверху справа).  Опять же, должностное лицо выбирает полуформальный стиль переписки Semi-Formal Letter.

Уведомление об отставке.

В заключении, рассмотрим пример “запроса-ответа”.

Советник Правительства по вопросам электронных технологий просит Премьер-Министра об отставке. Дэвид Камерон отвечает адресату благодарностью за работу, включив обращение от руки и личные ремарки в конец письма. Несмотря на “Dear Prime Minister”, а также официальные бланки, манера изложения и упомянутые детали указывают на полуформальный стиль. Обратите внимание, что председатель благотворительной организации GO ON UK, а также основатель сайта Lastminute.com, избежала упоминания своих титулов. Однако государственный архив включил положенные атрибуты в сопровождение публикаций – The Right Honourable The Baroness Lane-Fox of Soho CBE.

В следующих выпусках – этикетная норма “С уважением” и частная корреспонденция.

Vestigio Services – Ваш образовательный эксперт в Великобритании.

#SemiFormalLetter #Formalletter #OfficialLetters #English #LearnEnglish #vestigioservices ‪ ‪#‎blogvestigiouk ‪#ДалекаяблизкаяАнглия #английский #официальноеписьмо #официальнаяпереписка #служебнаяпереписка

Оставьте комментарий

%d bloggers like this: