Письмо на английском языке: How to write a Formal Letter

В настоящей публикации блог Далекая, близкая Англия делится с читателями эпистолярным опытом. Так вот, как написать письмо на английском языке? Возьмем к примеру: обращение в организацию, приглашение на встречу, запрос в страховую компанию, complaints, cover letter или personal statement. Наши рекомендации основаны на традиции составления деловой корреспонденции в Великобритании и могут не в полном объеме подойти для Соединенных Штатов Америки и Канады в силу языковых различий и сложившейся практики.

Обычно беглого взгляда на письмо достаточно, чтобы понять написал ли его человек, знакомый с британскими требованиями или нет. Оставляя в стороне содержание, хорошо подготовленное письмо выделяется правильной формой, соблюдением этикета и корректными обращениями. Именно под этим углом мы начнем рассмотрение переписки.

Письмо на английском: официальное, формальное или дружеское.

Следует отметить, что в Великобритании применяются строгие нормы к написанию писем, которые подразделяются: formal letter, semi-formal letter, informal letter (формальная, полуформальная и неформальная корреспонденция).

Вежливое обращение: Dear, Hello, Hi, Good afternoon.

В официальной и деловой почте превалирует приветствие Dear, что означает “Уважаемый”.

Восклицания  Hello, Hi, Hiya подойдут для дружеских и приятельских писем, е-мейлов. В профессиональной среде “приветы” звучат фамильярно.

Однако в кратких обращениях к организациям, например, через сайт (запросы, жалобы), уместно использовать Hello/Hi/Hi there.

Good afternoon является примером альтернативного приветствия, особенно в корпоративных контактах.

Формулировка “Dear Sir/Madam,”.

Так выглядит стандартное обращение в деловом или частном письме к любой организации в Великобритании, а также должностому лицу или адресату, фамилия которого неизвестна.

Пусть вас не удивляет написание “Dear Sir/Madam,” через косую черту и с заглавной буквы всех слов, а также то, что фраза требует запятой в конце.

Письмо на английском: Dear Mr & Dear Mrs.

Если вы знаете, как зовут адресата, даже, когда с ним лично не знакомы, применяется другая вежливая форма обращения, например: Dear Mr Jones/Dear Mrs Jones/Dear Miss Jones. Имейте в виду, что в британском английском языке нет точки в сокращении “Mrs”.

Что правильно выбрать: Mrs или Ms.

Начиная с 60-х годов, благодаря усилиям американских феминисток, в общественную жизнь Британии проникла форма Ms. Сейчас это популярное обращение к британкам. Многие вместо Mrs предпочитают Ms (опять же без точки) в силу того, что здесь нет указания на социальный статус.

Если вы не уверены, как обратиться к адресату в письме формального и полуформального стилей, лучше использовать нейтральное Ms, чем не использовать ничего.

Ladies and gentlemen.

В деловой переписке обращение “Ladies and gentlemen” не применяется. Это вежливое начало речи, привлечение внимания собравшихся к словам спикера.

Письмо на английском: неформальное обращение.

Коллеге, знакомому и долгосрочному партнеру можно салютовать повеселее: Dear John или Dear Ann. Персонификация применяется также рядом ритейловых организаций и госслужб в маркетинговых целях, чтобы подчеркнуть дружеские отношения с клиентом, его ценность для компании или местного сообщества.

Титул в Великобритании.

Путаница с допустимыми формами вежливых обращений отзывается эхом в корреспонденции, которую мы получаем от небританских клиентов, особенно студентов. Общение в письмах с титулованными особамами вызывает еще большие трудности.

Если Dear Gentlemen, вместо положенного Dear Sir, удивит или польстит кого-то, но будет безобидной ошибкой. То, обращение Dowager Lady Clark, ставшее тривиальным, Dear Mrs. Clark, оскорбит адресата. Конечно, подобные случаи будут для большинства людей редкостью. При необходимости использовать аристократический титул, обращайтесь к нам за советом:  info@vestigio.co.uk

Принятые сокращения и префиксы к титулам.

В академических кругах, отдельных сферах экономики, а также в корреспонденции, подписываемой государственными лицами, используются профессиональные сокращения и научные степени под подписью отправителя или в качестве префикса к титулу, имени.  Также аббревиатура сохраняется на визитных карточках. Например, можно увидеть BA (сокращение от Bachelor of Arts), MSc (сокращение от Master of Science) или Rt Hon (The Right Honourable – достопочтенный). Учитывая сложность вопроса, тема будет рассмотрена отдельно.

Вежливые формы: Yours faithfully, Yours sincerely, Best regards, Kind regards.

Для официального письма в Великобритании характерно сочетание нормы вежливого обращения вначале с заключительной фразой в конце, зависящей от вступления. Так же, как мы бы не сказали “Здравствуйте достопочтенный господин – покедова дружище”, в британской традиции существуют жесткие правила. В общем случае, можно выделить несколько уровней субординации.

Письмо на английском языке: How to write a Formal LetterФормальный стиль:

Dear Sir/Madam – заключительная фраза  Yours faithfully (британский вариант) – с искренним уважением – стандартное письмо в организацию, без ФИО.

Dear Mr Jones  –  Yours sincerely (британский вариант)/Sincerely yours (американский) – с искренним уважением – профессиональная и деловая переписка с адресатом по фамилии. Пример информационного письма местной администрации на фотографии.

Полуформальный стиль:

Dear John –  Best regards – c наилучшими пожеланиями – деловое письмо к коллеге или знакомому по имени, личная переписка.

Дружеский стиль:

Hello/Hi John – Kind regards /Regards/Best wishes – c уважением – неформальный стиль  – письмо к коллеге или другу.

После заключительной (прощальной) фразы в британском английском ставится запятая.

Как видите, на русский язык фразы переводятся примерно одинаково, но в британском английском разница огромная. Несоблюдение норм, т.е. сочетание Dear Sir/Madam + Kind regards или Hi John + Yours sincerely серьезные ошибки эпистолярного жанра.

Адрес отправителя и получателя в корреспонденции.

Принятым является включение адреса отправителя в правый верхний угол письма.  Адрес получателя указывается столбиком слева. Реквизит расположен примерно в 5 см от верхнего края, таким образом, чтобы весь адрес попал в окошко конверта.

Пример британского написания адреса:

Mr John
Ivy Cottage
Churchill Way West
Basigstoke
RG22 7PG

Дата и тема письма.

Дата указывается до или после адреса получателя (слева) или под адресом отправителя (справа). В стране действует европейская норма: дата/месяц/год.

Тема письма часто вводится аббревиатурой с двоеточием “Re:” (Regarding –  относительно).

Вариации реквизитов Formal Letter.

В случае, если используется официальный бланк возможны варианты, адаптированные под нужды организации.  Адрес отправителя может быть в шаблоне (шапке), вверху или внизу. Для писем Королевской службы здравоохранения характерно указание реквизитов больного (NHS number, Hospital No) и даты в правой части под адресом учреждения.

Выделения в тексте официального письма.

Личная почта не требует каких-либо выделений, хотя о вкусах не спорят. В деловой корреспонденции, особенно инструктивного свойства, финансовых документах и коммерческих предложениях цветные выделения или подчеркивания используются для привлечения внимания.

Что касается написания отдельных слов заглавными буквами, помните, что такое письмо воспринимается, как будто его автор кричит, что вряд ли уместно в общении.

Письмо на английском языке: подпись.

Деловая и частная переписка в Великобритании требуют подписи отправителя.  Организации частно включают подпись, как электронную картинку. Традиция издания государственных документов в электронном виде предполагает живую подпись должностного лица, а также обращение к адресату, написанное от руки.

Содержание Formal or Informal Letter.

Главное правило написания письма – четкость и краткость. Первый абзац – вводный, он поясняет причины. Если подобное отсутствует возникает ощущение, что вы движитесь “с места в карьер”. Следующий абзац/абзацы описывают факты или ситуацию. В заключении идет констатация: просьба что-либо сделать или ожидание развития темы.

Размер стандартного письма составляет максимум 1 страницу. Для сложных дел, как-то: обсуждение условий договора, страховое покрытие, получение наследства и пр. – размер может превышать страницу. Однако толстовский размах не приветствуется ни в написании обычной почты, ни студенческих эссе, ни рекомендаций.

С нетерпением жду ответа: Look forward to.

Личное или деловое письмо необходимо завершить магической фразой, которая подойдет для формального и полуформального стилей: I look forward to hearing from you (см на фотографию справа).

Другие популярные выражения (выбор зависит от контекста письма):

Thank you for your assistance.
If you have any further questions, please do not hesitate to contact me.

Включение речевого клише является обязательным условием эпистолярного стиля в Великобритании, иначе ваш документ нарушит деловой этикет.

Учебное письмо на английском языке.

Для закрепления материала полезно взглянуть на образец учебного письма, который дает Общественная британская организация Citizens Advice.

Есть ли разница с написанием электронной почты?

Определенно, но об этом в другой раз.

Vestigio Services – Ваш образовательный эксперт в Великобритании.

#LearnEnglish #Formalletter #Informalletter #DearSirMadam #английский #English #vestigioservices ‪ ‪#‎blogvestigio ‪#ДалекаяблизкаяАнглия

Оставьте комментарий

%d bloggers like this: