Письмо на английском языке: How to write a Formal Letter

В настоящей публикации блог Далекая, близкая Англия делится с читателями эпистолярным опытом. Так вот, как написать письмо на английском языке? Возьмем к примеру: обращение в организацию, приглашение на встречу, запрос в страховую компанию, complaints, cover letter или personal statement. Наши рекомендации основаны на традиции составления деловой корреспонденции в Великобритании и, соответственно, подойдут для переписки с англоязычными адресатами в странах Содружества наций.

Обычно беглого взгляда на письмо достаточно, чтобы понять написал ли его человек, знакомый с британскими требованиями или нет. Оставляя в стороне содержание, хорошо подготовленное письмо выделяется правильной формой и соблюдением норм делового этикета. Именно под этим углом мы начнем рассмотрение переписки.

Официальная или полуофициальная переписка, частное письмо

Следует отметить, что в Великобритании применяются строгие правила к написанию корреспонденции любого толка.

Нормой для всех англоязычных стран являются следующие стили (типы писем):  formal letter, semi-formal letter, informal letter.

Приветствия: Dear, Hello, Hi, Good afternoon

В официальной переписке (formal letter, semi-formal letter) превалирует приветствие Dear, что означает “Уважаемый”.

Восклицания  Hello, Hi, Hiya подойдут для дружеских и приятельских писем, е-мейлов. В профессиональной среде “приветы” звучат фамильярно.

Однако в кратких обращениях к организациям, например, через сайт (запросы, жалобы), уместно использовать Hello/Hi/Hi there.

Good afternoon является примером альтернативного приветствия, особенно в корпоративных контактах.

Формулировка “Dear Sir/Madam,”

Так выглядит общепринятое обращение в любую организацию в Великобритании, а также к должностому лицу или адресату, фамилия которого отправителю неизвестна.

Пусть вас не удивляет написание “Dear Sir/Madam,” через косую черту и с заглавной буквы всех слов, а также то, что фраза требует запятой в конце. Воклицательный знак в вежливом обращении никогда не ставится.

Правила вежливости: Dear Mr & Dear Mrs

Если вы знаете, как зовут адресата, даже, когда с ним лично не знакомы, применяется другая вежливая форма: Dear Mr Jones/Dear Mrs Jones/Dear Miss Jones. Имейте в виду, что в британском английском языке нет точки в сокращении слов мистер и миссис.

Что правильно выбрать: Mrs или Ms

Начиная с 60-х годов, благодаря усилиям американских феминисток, в общественную жизнь Британии проникла форма Ms. Сейчас это популярное обращение к женщинам. Многие вместо Mrs предпочитают Ms (опять же без точки) в силу того, что здесь нет указания на социальный статус.

Если вы не уверены, как обратиться к адресату в письме формального или полуформального толка, лучше использовать нейтральное Ms, чем не использовать ничего.

Письмо на английском: дружеское обращение

Коллеге, знакомому и партнеру можно салютовать повеселее: Dear John или Dear Ann.

Такой стиль (полуформальный) применяется рядом ритейловых организаций и госслужб в маркетинговых целях, чтобы подчеркнуть дружеские отношение к клиенту, его ценность для компании или местного сообщества. Также допустим в служебной и деловой переписке, дипломатической почте.

Ladies and gentlemen

В письменной форме ступление словами “Ladies and gentlemen” просто исключено. Это вежливое начало речи, привлечение внимания аудитории к словам спикера, не более.

Титул в Великобритании

Путаница с допустимыми формами вежливых обращений (в связи с их отсутствием в странах постсоветского пространства) отзывается эхом в корреспонденции, которую мы получаем от небританских клиентов, особенно студентов. Переписка с титулованными особами вызывает еще большие трудности.

К примеру, указание Dear Gentlemen, вместо положенного Dear Sir, возможно польстит адресата, но будет безобидной ошибкой. В то же время, обращение Dowager Lady Clark, замененное на тривиальное Dear Mrs. Clark, оскорбит овдовевшую аристократку. Конечно, подобные случаи будут для большинства людей редкостью. При необходимости использовать аристократический титул, обращайтесь к нам за советом:  info@vestigio.co.uk

Что такое FAO?

В деловых письмах и электронной корреспонденции британских авторов можно столкнуться с выражением “for the attention of”,  популярным в аббревиатуре FAО (“Attn:” – американский эквивалент). В качестве примера, ситуация, когда клиент отправляет недостающий документ инспектору страховой компании:

Legal & General Insurance Ltd
FAO David Beckham
5 Hill Street
Birmingham
B5 4US

Yours faithfully, Yours sincerely, Best regards, Kind regards

В британской корреспонденции применяются протокольные нормы, т.е. сочетание определенной формы вежливого обращения вначале письма с заключительной фразой в конце, зависящей от вступления.

Так же, как мы бы не сказали “Здравствуйте достопочтенный господин – покедова дружище”, в британской традиции существуют несколько уровней субординации.

Письмо на английском языке: How to write a Formal LetterФормальный стиль (официальное письмо):

Dear Sir/Madam – заключительная фраза  Yours faithfully (британский вариант) – с искренним уважением – стандартное письмо в организацию или корреспонденту без указания ФИО.

Dear Mr Jones  –  Yours sincerely (британский вариант)/Sincerely yours (американский вариант) – с искренним уважением – профессиональная и деловая переписка с адресатом по фамилии.

Полуформальный стиль (полуофициальное письмо):

Dear John –  Best regards – c наилучшими пожеланиями – служебная переписка должностных лиц, деловое письмо, личная переписка с адресатом на “Вы”.

Дружеский стиль (частное письмо):

Hello/Hi John – Kind regards /Regards/Best wishes – c уважением – письмо к знакомому или другу, при допустимости обращения на “ты”.

После заключительной (прощальной) фразы в британском английском языке ставится запятая.

Как видите, на русский язык фразы переводятся примерно одинаково, но в британском английском разница огромная.

Несоблюдение вежливых обращений, в частности: сочетания Dear Sir/Madam + Love или Hi John + Yours sincerely будет считаться серьезными ошибками эпистолярного жанра.

Однако в служебной и дружеской переписке полуформального толка допускается больше свободы, особенно в заключениях. К примеру, стандартную фразу Best regards можно заменить на Best wishes или даже Regards.

Адрес отправителя и получателя в корреспонденции

Принятым является включение адреса отправителя в правый верхний угол письма.

Адрес получателя указывается столбиком слева. Реквизит расположен примерно в 5 см от верхнего края, таким образом, чтобы весь адрес попал в окошко конверта. Обратите внимание, что в британском написании адреса номер дома следует перед названием улицы:

Marx Memorial Library & Workers’ School
37a Clerkenwell Green
London
EC1R 0DU

Одной из особенностей местного стиля жизни является традиция присваивать домам имена. В провинции частный адрес нередко включает только название дома:

Chawton House
Alton
Hampshire
GU34 1SJ

Письмо на английском: дата и тема

Дата указывается до или после адреса получателя (слева) или под адресом отправителя (справа). В стране действует европейская норма: дата/месяц/год.

Тема письма часто вводится аббревиатурой с двоеточием “Re:” (Regarding –  относительно).

Вариации реквизитов Formal Letter, Informal Letter

В случае, если используется официальный бланк возможны варианты, адаптированные под нужды организации.  Адрес отправителя может быть в шаблоне (шапке), вверху или внизу. Для писем Королевской службы здравоохранения характерно указание реквизитов больного (NHS number, Hospital No) и даты в правой части под адресом учреждения.

Пример информационного письма местной администрации на верхней фотографии.

Выделения в тексте официального письма

Личная почта не требует каких-либо выделений, хотя о вкусах не спорят. В деловой корреспонденции, особенно инструктивного свойства, финансовых документах и коммерческих предложениях цветные выделения или подчеркивания используются для привлечения внимания.

Что касается написания отдельных слов заглавными буквами, помните, что такое письмо воспринимается, как будто автор «кричит», что вряд ли уместно в нормальном общении.

Письмо на английском языке: подпись

Официальная и частная переписка в Великобритании требуют подписи отправителя.  Организации частно включают подпись, как электронную картинку.

Содержание Formal/Informal Letter

Главное правило написания личных писем – четкость и краткость. Размер стандартного делового письма обычно занимает страницу.

Первый абзац – вводный, он поясняет причины. Если подобное отсутствует возникает ощущение, что автор направляется “с места в карьер”. Следующий абзац/абзацы описывают факты или ситуацию, как правило одному вопросу посвящен отдельный абзац. В заключении идет констатация: просьба что-либо сделать, ожидание развития темы, предложение.

Для писем официального толка (административных, деловых, финансовых), а также сложных личных дел (обсуждение условий договора, страховое возмещение, получение наследства) размер может с лихвой превышать страницу.

С нетерпением жду ответа: Look forward to

Письмо необходимо завершить магической фразой, которая подойдет для формального и полуформального стилей: I look forward to hearing from you (образец на фотографии).

Другие популярные выражения (выбор зависит от контекста письма и степени знакомства адресатов):

Thank you for your assistance.
If you have any further questions, please do not hesitate to contact me.

Включение речевого клише является обязательным условием эпистолярного стиля в Великобритании, иначе ваш документ будет незаконченным.

Особенности служебной переписки

Обзор официальной корреспонденции, которую производят должностные лица Правительственных учреждений Великобритании (с примерами документов), вы найдете по ссылке.

Образцы: деловое письмо на английском языке

Для закрепления материала полезно взглянуть на образцы писем в различные организации, подготовленные для рядовых британцев Общественной организацией Citizens Advice.

Vestigio Services – Ваш образовательный эксперт в Великобритании.

#LearnEnglish #Formalletter #Informalletter Semiformalleter #DearSirMadam #English #vestigioservices ‪ ‪#‎blogvestigiouk ‪#ДалекаяблизкаяАнглия #английский #официальноеписьмо #официальнаяпереписка #частноеписьмо

Оставьте комментарий

%d bloggers like this: