Письмо на английском языке: How to write a Formal Letter

В настоящей публикации блог Далекая, близкая Англия делится с читателями эпистолярным опытом. Так вот, как написать письмо на английском языке? Возьмем к примеру: обращение в организацию, приглашение на встречу, запрос в страховую компанию, complaints, cover letter или personal statement. Наши рекомендации основаны на традиции составления деловой корреспонденции в Великобритании и могут не в полном объеме подойти для Соединенных Штатов Америки и Канады в силу языковых различий и сложившейся практики.

Обычно беглого взгляда на письмо достаточно, чтобы понять написал ли его человек, знакомый с британскими требованиями или нет. Оставляя в стороне содержание, хорошо подготовленное письмо выделяется правильной формой, соблюдением этикета и корректными обращениями. Именно под этим углом мы начнем рассмотрение переписки.

Официальное, формальное или дружеское письмо.

Следует отметить, что в Великобритании применяются строгие нормы к написанию писем, которые называются: formal letter, semi-formal letter, informal letter (формальное, полуформальное и неформальное письма).

Приветствия: Dear, Hello, Hi, Good afternoon.

В официальной и деловой почте превалирует приветствие Dear, что означает “Уважаемый”.

Восклицания  Hello, Hi, Hiya подойдут для дружеских и приятельских писем, е-мейлов. В профессиональной среде “приветы” звучат фамильярно.

Однако в кратких обращениях к организациям, например, через сайт (запросы, жалобы), уместно использовать Hello/Hi/Hi there.

Good afternoon является примером альтернативного приветствия, особенно в корпоративных контактах.

Формулировка “Dear Sir/Madam,”.

Так выглядит общепринятое обращение в деловом или частном письме к любой организации в Великобритании, а также должностому лицу или адресату, фамилия которого отправителю неизвестна.

Пусть вас не удивляет написание “Dear Sir/Madam,” через косую черту и с заглавной буквы всех слов, а также то, что фраза требует запятой в конце. Запомните, это норма делового и речевого этикета.

Вежливое обращение: Dear Mr & Dear Mrs.

Если вы знаете, как зовут адресата, даже, когда с ним лично не знакомы, применяется другая вежливая форма обращения, например: Dear Mr Jones/Dear Mrs Jones/Dear Miss Jones. Имейте в виду, что в британском английском языке нет точки в сокращении “Mrs”.

Что правильно выбрать: Mrs или Ms.

Начиная с 60-х годов, благодаря усилиям американских феминисток, в общественную жизнь Британии проникла форма Ms. Сейчас это популярное обращение к британкам. Многие вместо Mrs предпочитают Ms (опять же без точки) в силу того, что здесь нет указания на социальный статус.

Если вы не уверены, как обратиться к адресату в письме формального или полуформального толка, лучше использовать нейтральное Ms, чем не использовать ничего.

Ladies and gentlemen.

В деловой переписке обращение “Ladies and gentlemen” просто исключено. Это вежливое начало речи, привлечение внимания собравшихся к словам спикера, не более.

Письмо на английском: неформальное обращение.

Коллеге, знакомому и долгосрочному партнеру можно салютовать повеселее: Dear John или Dear Ann. Персонификация применяется также рядом ритейловых организаций и госслужб в маркетинговых целях, чтобы подчеркнуть дружеские отношения с клиентом, его ценность для компании или местного сообщества.

Титул в Великобритании.

Путаница с допустимыми формами вежливых обращений (в связи с их отсутствием в странах постсоветского пространства) отзывается эхом в корреспонденции, которую мы получаем от небританских клиентов, особенно студентов. Общение в письмах к титулованным особам вызывает еще большие трудности.

К примеру, написание Dear Gentlemen, вместо положенного Dear Sir, возможно польстит адресата, но будет безобидной ошибкой. В то же время, обращение Dowager Lady Clark, замененное на тривиальное Dear Mrs. Clark, оскорбит овдовевшую аристократку. Конечно, подобные случаи будут для большинства людей редкостью. При необходимости использовать аристократический титул, обращайтесь к нам за советом:  info@vestigio.co.uk

Что такое FAO?

В деловых письмах и электронной корреспонденции британских авторов можно столкнуться с выражением “for the attention of”,  популярным в аббревиатуре FAО (“Attn:” – американский вариант). В качестве примера, ситуация, когда клиент отправляет недостающий документ инспектору страховой компании:

Legal & General Insurance Ltd
FAO David Beckham
5 Hill Street
Birmingham
B5 4US

Yours faithfully, Yours sincerely, Best regards, Kind regards.

Для официального письма в Великобритании характерно сочетание нормы вежливого обращения вначале с заключительной фразой в конце, зависящей от вступления. Так же, как мы бы не сказали “Здравствуйте достопочтенный господин – покедова дружище”, в британской традиции существуют жесткие правила. В общем случае, можно выделить несколько уровней субординации.

Письмо на английском языке: How to write a Formal LetterФормальный стиль:

Dear Sir/Madam – заключительная фраза  Yours faithfully (британский вариант) – с искренним уважением – стандартное письмо в организацию или корреспонденту без указания ФИО.

Dear Mr Jones  –  Yours sincerely (британский вариант)/Sincerely yours (американский вариант) – с искренним уважением – профессиональная и деловая переписка с адресатом по фамилии.

Полуформальный стиль:

Dear John –  Best regards – c наилучшими пожеланиями – деловое письмо к коллеге или знакомому по имени, личная переписка.

Дружеский стиль:

Hello/Hi John – Kind regards /Regards/Best wishes – c уважением – неформальный стиль  – письмо к коллеге или другу.

После заключительной (прощальной) фразы в британском английском ставится запятая.

Как видите, на русский язык фразы переводятся примерно одинаково, но в британском английском разница огромная. Несоблюдение норм, т.е. сочетания Dear Sir/Madam + Kind regards или Hi John + Yours sincerely будут серьезными ошибками эпистолярного жанра.

Адрес отправителя и получателя в корреспонденции.

Принятым является включение адреса отправителя в правый верхний угол письма.

Адрес получателя указывается столбиком слева. Реквизит расположен примерно в 5 см от верхнего края, таким образом, чтобы весь адрес попал в окошко конверта. Обратите внимание, что в британском написании адреса номер дома следует перед названием улицы:

Marx Memorial Library & Workers’ School
37a Clerkenwell Green
London
EC1R 0DU

Одной из особенностей местного стиля жизни является традиция присваивать домам имена. В провинции частный адрес нередко включает только название дома:

Chawton House
Alton
Hampshire
GU34 1SJ

Письмо на английском: дата и тема.

Дата указывается до или после адреса получателя (слева) или под адресом отправителя (справа). В стране действует европейская норма: дата/месяц/год.

Тема письма часто вводится аббревиатурой с двоеточием “Re:” (Regarding –  относительно).

Вариации реквизитов Formal Letter.

В случае, если используется официальный бланк возможны варианты, адаптированные под нужды организации.  Адрес отправителя может быть в шаблоне (шапке), вверху или внизу. Для писем Королевской службы здравоохранения характерно указание реквизитов больного (NHS number, Hospital No) и даты в правой части под адресом учреждения.

Пример информационного письма местной администрации на верхней фотографии.

Выделения в тексте официального письма.

Личная почта не требует каких-либо выделений, хотя о вкусах не спорят. В деловой корреспонденции, особенно инструктивного свойства, финансовых документах и коммерческих предложениях цветные выделения или подчеркивания используются для привлечения внимания.

Что касается написания отдельных слов заглавными буквами, помните, что такое письмо воспринимается, как будто автор «кричит», что вряд ли уместно в нормальном общении.

Письмо на английском языке: подпись.

Деловая и частная переписка в Великобритании требуют подписи отправителя.  Организации частно включают подпись, как электронную картинку. Традиция издания государственных документов в электронном виде предполагает живую подпись должностного лица, а также обращение к адресату, написанное от руки.

Содержание Formal or Informal Letter.

Главное правило написания письма – четкость и краткость. Первый абзац – вводный, он поясняет причины. Если подобное отсутствует возникает ощущение, что автор направляется “с места в карьер”. Следующий абзац/абзацы описывают факты или ситуацию. В заключении идет констатация: просьба что-либо сделать или ожидание развития темы.

Размер стандартного письма составляет максимум 1 страницу. Для сложных дел, как-то: обсуждение условий договора, страховое покрытие, получение наследства и пр. – размер может превышать страницу. Однако толстовский размах не приветствуется ни в написании обычной почты, ни студенческих эссе, ни рекомендаций.

С нетерпением жду ответа: Look forward to.

Личное или деловое письмо необходимо завершить магической фразой, которая подойдет для формального и полуформального стилей: I look forward to hearing from you (образец на фотографии).

Другие популярные выражения (выбор зависит от контекста письма):

Thank you for your assistance.
If you have any further questions, please do not hesitate to contact me.

Включение речевого клише является обязательным условием эпистолярного стиля в Великобритании, иначе ваш документ нарушит деловой этикет.

Образцы: деловое письмо на английском языке.

Для закрепления материала полезно взглянуть на образцы делового письма, подготовленные Общественной британской организацией Citizens Advice.

Есть ли разница с написанием электронной почты?

Определенно, но об этом в другой раз.

Vestigio Services – Ваш образовательный эксперт в Великобритании.

#LearnEnglish #Formalletter #Informalletter #DearSirMadam #английский #English #vestigioservices ‪ ‪#‎blogvestigio ‪#ДалекаяблизкаяАнглия

Оставьте комментарий

%d bloggers like this: